Како да организирате стратешки состанок од А до Ш

Стратешките средби се клучни за успехот на секој бизнис, но во исто време претставуваат и една од најголемите предизвици за менаџерите и тимовите. Како да ги одвлечете луѓето од секојдневните оперативни обврски и да ги насочите кон големата слика? Како да обезбедите стратешките одлуки да се донесуваат колаборативно и ефикасно? Одговорите на овие прашања ќе ги најдете во овој сеопфатен водич, кој претставува ваше „едно-шоп“ место за дизајнирање и изведување на одлична стратешка сесија.

Што е стратешка средба и која е нејзината цел?

Стратегијата е план на дејствување кој ви помага да ги постигнете вашите долгорочни, севкупни цели. Од деловен аспект, стратегијата го дефинира местото каде сакате да бидете (на пример, успешно да се натпреварувате на пазарот) и патот до таму.

Стратешката средба, сесија или работилница претставува посветен форум кој ве оддалечува од секојдневните операции за да се фокусирате исклучиво на стратегијата. Можете да ги искористите овие средби за:

• Дефинирање на нова стратегија

• Преглед на тековниот пат

• Генерирање идеи за достигнување на целите

• Поставување репери за мерење на напредокот и успехот

Точната цел на стратешката средба зависи од она што сакате да го постигнете. Средбата со членовите на одборот и извршните директори за дефинирање на севкупната деловна стратегија ќе има различни цели од, на пример, стратешка работилница што ја организира маркетинг-одделот. Она што е заедничко за сите е тоа што стратешката работилница е колаборативна сесија каде засегнатите страни заеднички придонесуваат кон стратешката насока на компанијата.

Кого да поканите на стратешка средба?

Одговорот на ова прашање зависи од посакуваните исходи. Доколку организирате работилница за севкупната деловна стратегија, ќе поканите извршни директори (C-level) и раководители на оддели, како и проект-менаџери кои се задолжени за надзор на стратешките иницијативи. Ако средбата вклучува преглед и дискусија на податоци, поканете ги и оние кои ги собрале податоците и можат течно да дискутираат за нив.

Стратешките работилници не мора секогаш да се однесуваат на највисокото ниво на деловна стратегија. Тие можат да се одржат и на ниво на оддел или тим, за да се поврзе она што различните тимови го прават со севкупните компанииски цели. Во тој случај, фокусот останува на оние кои се вклучени на тимско ниво. На пример, може да одржите работилница со маркетинг-одделот за да ја дефинирате или прегледате тековната маркетинг-стратегија, при што ќе ги поканите релевантните тим-лидери.

Клучното правило е да ги поканите сите релевантни претставници кои се вклучени во надзорот и/или извршувањето на стратешките иницијативи. Исто така, запомнете дека средбата треба да се фокусира исклучиво на стратегијата и оптимизацијата на напорите на тимот кон севкупната визија, а не да биде време за дискутирање на секојдневни задачи или оперативни прашања.

Посакуван исход и акциони чекори

Кога одржувате стратешка средба или работилница, целта е да се комбинира стратешкото размислување со планирањето на извршувањето. Не се работи нужно за конкретни секојдневни задачи, туку за севкупен план на дејствување кој опишува како ќе ги искористите расположливите ресурси за да се движите во вистинската насока.

Она што сакате да го понесете од средбата е:

• Акциони чекори – кои ги претвораат стратешките иницијативи и идеи во имплементабилни задачи

• Одговорно лице за секоја задача

• Предложена временска рамка со пресвртници

• Јасно дефинирани метрики за успех – како ќе утврдите дали вашите иницијативи се успешни/ефективни/на вистинскиот пат

Како да планирате и спроведете успешна стратешка средба: 5 клучни чекори

1. Дефинирајте јасна цел за вашата стратешка работилница

Секоја успешна работилница започнува со јасно дефинирана цел. Пред да планирате понатаму, од суштинско значење е да одговорите на следниве прашања:

• Зошто ја одржувате оваа стратешка сесија?

• Што сакате да постигнете?

• Кои исходи сакате да ги понесете?

• За кого е оваа сесија?

Крајната цел ќе го обликува целиот распоред на работилницата и ќе обезбеди учесниците да знаат точно кон што работат.

2. Напишете го распоредот (агендата)

Добро дизајнираниот распоред е клучен за одржување на фокусот и насочување кон посакуваните исходи. Елементите на добар распоред вклучуваат:

• Јасно дефинирани цели за работилницата

• Прецизно временско ограничување за секоја активност (со вграден бафер-време)

• Активности за „кршење на мразот“ (icebreakers) и енергизатори за одржување на мотивацијата

• Паузи!

• Посветен дел на крајот за сумирање на исходите и јасни акциони чекори

3. Подгответе ги потребните податоци и материјали

Врз основа на целите на вашата стратешка сесија, подгответе ги сите потребни податоци и материјали. Доколку прегледувате перформанси во изминатиот квартал, подгответе презентација со клучни метрики. Ако генерирате нови идеи за содржини, споделете примери од конкурентите или најуспешните иницијативи досега.

Овој чекор ја вклучува и општата поставка на работилницата. Размислете за вежбите и активностите што ќе ги спроведете и материјалите што ви се потребни – без разлика дали се работи за виртуелна табла, лепливи ливчиња, пенкала или други реквизити. Организацијата е клучна!

4. Поканете ги клучните засегнати страни и поставете очекувања

Откако ќе ги имате јасно дефинираната цел, солидниот распоред и собраните материјали, следниот чекор е да ги поканите учесниците и да поставите очекувања. Проверете дали поканетите знаат точно за што е сесијата и зошто ја организирате. Колку повеќе јасност имаат за целите и намената на средбата, толку повеќе ќе бидат мотивирани да присуствуваат и да придонесат.

Споделете преглед на распоредот, известете ги колку време ќе трае сесијата и охрабрете ги да дојдат со својата „стратешка капа“. Доколку од самиот почеток ја добиете поддршката на засегнатите страни, ќе имате продуктивна и пријатна стратешка работилница.

5. Дефинирајте јасни заклучоци и акциони точки

Не можеме доволно да ја нагласиме важноста на овој последен чекор. Целта на стратешката средба е да се обезбеди секојдневните задачи да придонесуваат кон севкупната визија, па последното нешто што сакате е да ги заборавите исходите од работилницата и да се вратите на „бизнис како и обично“.

Завршете ја сесијата со јасно сумирање на исходите и клучните заклучоци, како и акциони точки за тоа како ќе се имплементираат стратешките иницијативи. Кои се следните чекори? Кој е одговорен за нивното спроведување? Може ли учесниците да очекуваат некаков следечки контакт по работилницата? Проверете дали сите заминуваат со јасна идеја за она што е постигнато на сесијата и што следува понатаму.

5 вежби за стратешка работилница

Типот на вежби што ќе ги вклучите во распоредот зависи од специфичните цели на вашата стратешка работилница. Доколку не сте сигурни од каде да започнете, разгледајте една (или повеќе) од следниве:

1. Ретроспективни вежби – за преглед на минатите иницијативи и извлекување поуки од она што досега е направено

2. Вежби за рамкирање на проблеми – за да бидете сигурни дека се справувате со вистинските предизвици

3. Активности за „кршење на мразот“ – за загревање на групата на почетокот на работилницата

4. Вежби за генерирање идеи – за доаѓање до нови идеи и пристапи, особено корисни за решавање проблеми и развивање нови стратешки иницијативи

5. Вежби за донесување одлуки – за да им помогнат на групите да донесат одлуки колаборативно и ефикасно, без вообичаените кружни дискусии

Заклучок

Стратешките средби се моќна алатка за усогласување на тимовите и насочување на организацијата кон долгорочните цели. Со јасно дефинирана цел, добро структуриран распоред, соодветна подготовка и посветеност на акционите чекори, секоја стратешка сесија може да прерасне во катализатор на вистински промени.

За повеќе совети и трикови за организирање работилници, погледнете го целосниот водич за успех на работилниците.

Извор: Courtney, J. (n.d.). How To Run a Strategy Meeting: Your Ultimate Guide. Facilitator.com. https://facilitator.com/blog/how-to-run-a-strategy-meeting